Коротко
- Назначьте одного ответственного и переезжайте в пятницу вечером или в выходные — мы работаем 24/7.
- Пронумеруйте рабочие места на плане рассадки и подпишите коробки, мебель и технику этими номерами.
- Технику и серверы отключает ваш ИТ-специалист заранее; упаковку в картон и прокладки, такелаж сейфов берут грузчики.
- Ориентир: до 10 мест — мебельный фургон от 40 BYN/час и 2–3 грузчика, 10–30 мест — фургон с гидробортом от 55 BYN/час или две машины и от 4 грузчиков.
- Для юрлиц — договор и безнал, цена фиксируется до начала переезда.
Офисный переезд проходит без простоя, если у него есть план: один ответственный, инвентаризация и маркировка, заранее отключённая и упакованная техника, разборка мебели и перевозка в нерабочее время. Небольшой офис до 10 рабочих мест обычно укладывается в один рейс мебельного фургона с 2–3 грузчиками, офис на 10–30 мест — в фургон с гидробортом или две машины и бригаду от 4 человек. Переезжать удобнее в пятницу вечером или в выходные, чтобы в понедельник сотрудники сели за собранные рабочие места. Ниже — план по шагам, ориентиры по машинам и чек-лист.
Шаг 1. Назначьте ответственного и дату
Главная причина затянувшегося переезда офиса — когда за него отвечают все и никто. Назначьте одного человека: он собирает информацию, общается с перевозчиком, управляющей компанией бизнес-центра и сотрудниками и принимает решения на месте. В крупной компании у него могут быть помощники по отделам, но последнее слово — за ним.
Затем выберите дату. Оптимально — вечер пятницы и выходные: офис не работает, лифты и проходы свободны, а в понедельник всё уже на местах. Мы работаем 24/7, поэтому перевезти офис можно ночью или в праздник. Сразу узнайте в обоих бизнес-центрах правила: часы работы грузового лифта, пропускной режим, место для машины у входа. Пропуск для машины и грузчиков лучше заказать заранее, тогда бригада не теряет время на входе.
Шаг 2. Инвентаризация и маркировка
Составьте список того, что едет: рабочие места, шкафы, стеллажи, переговорные столы, кресла, оргтехника, архив, сейфы. Отдельно отметьте, что на новое место не поедет — старую мебель можно сразу отправить на вывоз старой мебели, а не перевозить и выбрасывать потом.
Простая система маркировки экономит часы на новом адресе:
- каждому рабочему месту присвойте номер и отметьте его на плане рассадки нового офиса;
- коробки, кресло, монитор и тумбу сотрудника подпишите этим номером;
- для отделов используйте цвет наклеек или маркера — так грузчики разносят вещи по зонам без вопросов;
- коробки с документами пронумеруйте отдельно и ведите их список.
Сотрудники освобождают ящики столов, складывают документы и личные вещи в коробки и подписывают их номером места. Упаковку мебели и техники и перенос берут на себя грузчики.
Шаг 3. IT и серверы: отключить и упаковать заранее
Техника — самая дорогая часть офиса, и её подготовку не стоит оставлять на день переезда. Технику отключает ваш ИТ-специалист, а не грузчики: он знает, какие данные сохранить и в каком порядке выключать оборудование.
- Заранее договоритесь с провайдером о подключении интернета и телефонии на новом адресе — без связи собранный офис всё равно не заработает.
- Сделайте резервную копию данных и выключите серверы в последний рабочий день, до приезда бригады.
- Кабели снимите, смотайте и положите в пакет вместе с устройством, к которому они относятся; пакет подпишите.
- Мониторы, принтеры и системные блоки грузчики упакуют в защитный картон и мягкие прокладки — упаковочные материалы привозим с собой.
- Серверный шкаф и тяжёлое оборудование перемещают такелажники. Подробнее — на странице такелажных работ.
Технику удобно везти отдельной небольшой машиной — бусом 10–11 м³, — чтобы она не соседствовала в кузове с тяжёлыми шкафами.
Шаг 4. Мебель: разборка, перевозка, сборка
Столы, тумбы, стеллажи и шкафы разбирают на старом месте и собирают по плану рассадки на новом. Разобранная мебель занимает меньше места в кузове, меньше рискует повредиться в проходах и лифтах. Сборка и разборка мебели — от 30 BYN/час; подробнее — на странице сборки мебели.
Крепёж от каждого изделия складывают в отдельный пакет и приклеивают к самой крупной детали. В кузове мебель крепят ремнями и прокладывают картоном, чтобы ничего не сдвинулось в дороге.
Шаг 5. Документы, архив и сейф
Документы пакуют в коробки, которые закрываются и не перегружаются: коробка с бумагой быстро становится тяжёлой. Конфиденциальные папки и печати сопровождает ваш сотрудник, а коробки с ними перевозят отдельно и сразу заносят в закрытое помещение.
Сейф перед перевозкой освобождают. Для тяжёлых сейфов нужен такелаж: грузчики выполняют его, а фургон с гидробортом поднимает в кузов до 1 000 кг, и рохла из комплекта перемещает груз на паллетах без ручного переноса. Подробнее о машине — на странице гидроборта и рохлы.
Как проходит день переезда
Бригада приезжает к назначенному времени с упаковочными материалами. Сначала упаковывают технику и разбирают мебель, затем грузят: тяжёлые шкафы и сейфы — вниз и к передней стенке кузова, коробки и кресла — сверху и ближе к дверям. Ответственный от компании остаётся на старом адресе до конца погрузки, а второй человек встречает машину на новом и показывает зоны по плану рассадки.
На новом месте грузчики разносят вещи по номерам, собирают мебель и расставляют её по плану. Пустые коробки и упаковку можно сразу вывезти той же машиной.
Частые ошибки при переезде офиса
- Нет одного ответственного. Бригада получает противоречивые указания от разных отделов, и время уходит на согласования.
- Не узнали правила бизнес-центра. Грузовой лифт работает по расписанию, а машину без пропуска не пускают к входу — переезд сдвигается на часы.
- Не подписали коробки. На новом месте сотрудники в понедельник ищут свои вещи вместо работы.
- Технику выключили в последний момент. Без резервной копии и подписанных кабелей запуск офиса затягивается на несколько дней.
- Перевезли то, что выбросят. Старая мебель занимает место в кузове и время грузчиков; её выгоднее вывезти сразу со старого адреса.
- Заказали машину «с запасом». Лишний объём не ускоряет переезд, а только увеличивает счёт; правильнее подобрать машины по списку мебели.
Сколько машин и грузчиков нужно
Ориентиры по числу рабочих мест — по опыту офисных переездов; точный расчёт менеджер делает по списку мебели, этажам и фото.
| Офис | Машина | Грузчики | Цена машины |
|---|---|---|---|
| Кабинет, техника, архив | бус 10–11 м³, до 1,5 тонны | по объёму | от 35 BYN/час, минимум 2 часа |
| До 10 рабочих мест | мебельный фургон 18–22 м³, до 3 тонн, обычно один рейс | обычно 2–3 | от 40 BYN/час, минимум 2 часа |
| 10–30 рабочих мест | фургон с гидробортом около 36 м³, до 5 тонн; часто две машины | обычно 4 и больше | от 55 BYN/час, минимум 3 часа |
| Большой офис или склад* | изотермический фургон 40 м³, до 18 паллет, и фургон с гидробортом | по объёму | от 65 BYN/час, минимум 3 часа |
* Для офисов больше 30 мест число машин и бригаду подбираем индивидуально — это ориентир, а не норма. Две машины часто берут, чтобы перевезти всё за один вечер: пока одна загружается, вторая разгружается на новом адресе. Как выбрать машину под объём — в статье какую машину заказать.
Сколько стоит офисный переезд
Расчёт идёт по часам работы машин и грузчиков: машина — от 35 до 65 BYN/час, минимальный заказ — 2–3 часа, грузчик — от 20 BYN/час, сборка и разборка мебели — от 30 BYN/час. Если офис или склад переезжает за город, машина считается по километрам — от 1,0 BYN/км. На итог влияют:
- число рабочих мест и шкафов, которые нужно разобрать;
- этажи, грузовой лифт, длина проходов и пропускной режим;
- сейфы и оборудование, которым нужен такелаж;
- объём оргтехники, которую нужно упаковать.
Сумму называем после уточнения деталей и фиксируем — доплат на месте нет.
Договор и безнал для юрлиц
С организациями работаем по договору с оплатой по безналу. Для договора пришлите реквизиты компании, адреса, дату и состав работ. Если офисы или склады переезжают регулярно, готовы к постоянному сотрудничеству. Расчёт удобно согласовать с бухгалтерией заранее, чтобы в день переезда не задерживаться на оформлении.
Если после переезда нужен вывоз старой мебели или мусора после ремонта нового офиса, включите это в тот же заказ: бригада и машины уже на месте, и отдельный выезд не понадобится. Вынос мусора после переезда входит в список работ наших грузчиков, а вывоз на полигон считается по объёму.
Чек-лист офисного переезда
| Когда | Что сделать |
|---|---|
| За 3–4 недели | назначить ответственного, выбрать дату, узнать правила обоих бизнес-центров, договориться о связи на новом адресе |
| За 2 недели | провести инвентаризацию, решить, что вывозить на утилизацию, составить план рассадки, заказать машины и грузчиков |
| За неделю | раздать коробки и наклейки, пронумеровать рабочие места, подготовить договор, заказать пропуска |
| Последний рабочий день | сотрудники пакуют личные вещи и документы, ИТ-специалист делает резервную копию и отключает технику |
| День переезда | разборка, упаковка, погрузка, перевозка, сборка и расстановка по плану |
| После переезда | подключить технику, проверить коробки по списку, вывезти упаковку и старую мебель |
Чтобы рассчитать переезд, пришлите менеджеру адреса, этажи, число рабочих мест и фото крупной мебели — он перезвонит в течение 10 минут, подберёт машины и бригаду. Всё о составе услуги — на странице офисного переезда, заявки — по телефону +375 (29) 509-00-00 круглосуточно.
Частые вопросы
Сколько стоит офисный переезд в Минске?
Расчёт по часам: машина от 35 до 65 BYN/час с минимумом 2–3 часа, грузчик от 20 BYN/час, сборка и разборка мебели от 30 BYN/час. Итог менеджер фиксирует после уточнения мест, этажей и мебели.
Сколько машин нужно для переезда офиса?
Ориентир: до 10 рабочих мест — один мебельный фургон 18–22 м³, 10–30 мест — фургон с гидробортом около 36 м³ или две машины. Для больших офисов расчёт индивидуальный.
Можно переехать ночью или в выходные?
Да, мы работаем 24/7. Чаще офис перевозят в пятницу вечером или в выходные, чтобы в понедельник сотрудники работали на новом месте.
Кто отключает компьютеры и серверы?
Технику отключает ваш ИТ-специалист заранее, после резервного копирования. Грузчики упаковывают её в защитный картон и мягкие прокладки и перевозят.
Работаете с юрлицами по договору?
Да, заключаем договор и принимаем оплату по безналу, готовы к постоянному сотрудничеству.
